交通費申請のシステムはWEBやスマートフォンで入力するものも多いと思いますが、今回はメールに添付したEXCELファイルの中のデータを集計する方法をご紹介したいと思います。
今回使用するのはOffice365のメール機能とPowerAutomateになります。
まず、交通費申請書のEXCELのテンプレートを作成します。
とりあえず、申請日、申請者、合計金額の名前を定義しました。
次に、EXCELのファイルのプロパティを設定します。
プロパティのユーザ設定で先ほど名前を定義したセルにリンクするようにプロパティを追加します。EXCELに関する設定は以上です。
次にSharePoint上にドキュメントライブラリを新規作成します。EXCELのプロパティと連携できるように列を追加していきます。その際、ライブラリの作成にコツがあり、詳細設定で”コンテンツ タイプの管理を許可する”を”はい”に設定し、列を追加するときに”すべてのコンテンツ タイプに追加”のチェックを外す必要があります。
試しに作成したドキュメントライブラリにEXCELファイルの交通費申請書をアップロードしてみると以下のように申請日などセルに入力してある内容が反映されているのを確認できます。
次に、メールをこのドキュメントライブラリに自動で保存するようにPower Automateを設定します。ドキュメントライブラリの右端のリンクから【統合】ー【Power Automate】ー【フローの作成】とメニューをたどってPowerAutomateのフローを作成します。
以下のようなテンプレートが用意されているので、をれを利用することにします。
編集のリンクをクリックしてフローを編集します。
以下の様に宛先と件名フィルターを設定して必要なメールだけSharePointに保存するようにします。
保存するファイル名を解りやすくて重複しなそうな設定に変えます。
実際にテストしてみると以下の様にSharePointに自動的に保存されていることが確認できました。
如何でしたでしょうか。本来はもう少し手を入れて申請のワークフローと接続するようにしても良いのですが、解説はここまでとします。