社内研修の受講生や社外のお客様など定期的に資料を送付したい場合など、どのように対応をされていますでしょうか。もちろん、メールで一斉送信するといった方法もあると思いますが、資料の差し替えなどの必要が生じたときには、ちょっと不便ですよね。Microsoft365のゲストアカウントを利用すると、追加でライセンスを購入せずに、Teamsなどに招待できます。相手方のメールアドレスがわかればよいので、招待も簡単にできますので、今回は、その方法をご紹介いたします。
Microsoft365にて、ゲストアカウントを追加する方法ですが、Microsoft365に管理者でログインして「Microsoft365管理センター」にログインします。
「Microsoft365管理センター」の画面左のメニューの中から「ゲストユーザー」を選択し、「ゲストユーザーの追加」をクリックします。
新しく画面が表示されますが、そこで、「ユーザーの招待」を選択します。
招待したいユーザーのメールアドレスを入力します。
最後に、ユーザーが利用するグループを選択します。グループとは、例えばTeamsで新しく作成されると自動で作成されるアクセス権のようなものです。これにユーザーを追加すると、そのグループに紐づいているサービスへのアクセスが許可されます。
例えば、今回はTeamsで新たに作成したチームで”営業支援３”を選択しています。
「招待」ボタンをクリックすると、招待された方のメールアドレスに招待メールが届きます。メールの中にある「招待の承諾」のリンクをクリックすると、認証の画面が表示されますので、順次指示通りに設定をすることで、ゲストがアクセスできるようになります。
今回は、１アカウントのみの作成をご紹介していますが、大量にゲストアカウントを作成する必要がある場合は、一括で作成することも可能ですのでご安心ください。Microsoft AzureのMicrosoft Entra IDの中に、メニューが用意されています。
では、Teams上に作成したチームはどうなっているかということですが、投稿した内容はチャットの形式にて表示されます。
また、投稿時にファイルを添付することも出来ますので、これを使用しての資料の配布も可能です。
作成したチャンネルにアクセスする方法ですが、以下のようにしてTeamsの画面からリンクを取得することができます。
メニューをクリックするとリンクが表示されますので、これをメール等でゲストに知らせることでTeamsに誘導出来ます。
如何でしたでしょうか。今回は、ゲストアカウントをTeamsに招待する方法をご招待いたしました。ゲストアカウントですが、特に数に制限なく作成できるようですので、外部の方と情報を共有する用途では便利に活用できそうです。今回の情報が皆様のお役に立てば幸いです。