社内でのデータを共有にNASを利用されている方も多いかと思います。また、Microsoftには個人で利用できるOneDriveというクラウドで利用できるストレージが用意されていますので、EXCELをクラウドへ移行できないかと考えている方も多いのではないでしょうか。ビジネス用のMicrosoft365の中には、OneDrive for Businessというクラウド用のストレージが用意されています。これは、SharePointというサービスの１機能なのですが、ファイルを管理する機能のほかに、リストというデータそのものを扱う機能が有り、使い分けをすることができます。そこで、今回はSharePointの機能についてご紹介したいと思います。
先ほどもお話した通り、個人用のOneDriveと名称の似ているビジネス用のOneDrive for Businessとですが、SharePointというサービスの中の１機能として実現されており、Teamsなどほかのサービスとも連携するなど、性格が異なっていますのでご注意ください。
まず、サンプルとして以下のようなEXCELシートを用意しました。
では、EXCELファイルを保存するためのチームサイトをSharePoint上に用意しましょう。
「サイトの作成」をクリックします。
サイトの種類は、お好みですが、今回はチームサイトを選択します。
添付テートは「標準」を選択します。
サイトに名前を付けます。今回は”テストチームサイト”とつけることにします。
「サイトの作成」をクリックします。
サイトに、追加するメンバーを設定します。
これで、チームサイトの作成は完了です。
では、EXCEL上からSharePoint上に先ほど作ったチームサイトにファイルを保存してみましょう。
「名前を付けて保存」を選択します。
EXCELにMicrosoft365のアカウントでログインできていれば、先ほど作成したチームサイトが表示されるはずです。
チームサイトを選択すると「ドキュメント」というフォルダが表示されますので、こちらを選択してください。
実際に保存ができたら、チームサイトの方には以下のように表示されます。
これで、SharePointを使ったファイルの共有ができました。ブラウザ上でそのままファイルをクリックするとWEB版のEXCELが起動して編集も行うことができます。これである程度は、社内でのファイル共有の目的を果たせるのではないでしょうか。
しかし、頻繁にデータを更新する場合などは、EXCELのままですと入力がしにくいなど多少問題が生じます。その場合に利用できるのが、SharePointの中の機能の一つでリストと呼ばれるものです。リストは、データベースとしての利用もできますので、後々、PowerAppsなど他のサービスと連携して活用する場合にも便利な機能です。
では、先ほどのEXCELを元にリストを作成してみましょう。
SharePointのサイトで「新規」をクリックするといろいろ作成できるのですが、今回は一番上にある「リスト」を選択します。
「Excelから」を選択します。
先ほど、SharePoint上に保存したファイルが出てきますので選択して「次へ」をクリックします。
読み込んだ内容のプレビューが表示されますが、一部認識がおかしいところがあるので、修正します。
今回は、TELが数値に認識されてしまったので、一行テキストに変更します。変更後が下の図です。
最後に名前を付けます。「作成」ボタンをクリックして完成です。
作成したリストは以下のようになりました。ここから、WEB上で編集することもできますし、必要に応じでEXCELなどにエクスポートすることも可能です。
今回の説明はここまでです。SharePointを使ったデータ共有の方法をご紹介いたしましたが如何でしたでしょうか。皆様のご参考になれば幸いです。