Microsoft365に含まれるサービスにはTeams、SharePoint、OneDrive、OneNoteなど情報共有に利用できる仕組みはなど多数ありますが、その中でも、いろいろな情報をまとめる役割を担えるのは、Teamsなんじゃないかと思います。また、チャットが必要であればTeams、チャットが必要なければSharePointという使い分けもできると思います。
Teamsですが、Teams内アプリという考え方があり、必要に応じてTeamsにアプリを追加して、機能を拡張していくことができます。マイクロソフト以外の各社からもいろいろなアプリが提供されているので、探してみると、課題にマッチするものが見つかるかもしれません。
Teamsは基本的にはチャンネルとよばれるチャットをする場所をメインに利用するサービスですが
他にも、SharePointやOneNoteなどと連携して、ファイル管理やお知らせ用のWEBページなども作成することもできます。初めは小規模に始めて、少しずつ実情に合わせて範囲を増やしていくのもよいかもしれませんね。
Teamsで作業を始めるにあたっては、Teams上にチームを作成する必要があります。作成の仕方ですが、最初から作成する方法と、テンプレートからチームを作成する方法の２つがあります。今回は、「従業員のオンボード」というテンプレートを見ながら、Teamsの使い方を見ていきたいと思います。
まず、Teamsに移動して、以下の図の「＋」のマークをクリックし、更に「チームを作成」をクリックします。
テンプレートの一覧が表示されますが、今回は「従業員のオンボード」をクリックしてみます。
続いて表示される画面で使用するアプリなどが確認できます。「このテンプレートを使用する」をクリックします。
チームの種類はお好みで選択してください。
チーム名を入力して「作成」ボタンをクリックしてください。
作成したものがこちらです。画面の右側にいろいろなタブが用意されています。「投稿」はチャット、「ファイル」はOneDrive、「Notes」はOneNote、「トレーニング」はSharePoint、「オンボーディング チェックリスト」はListsのアプリと連携して動作します。ほかにも、「Power Automate」などといったタブもすでに用意されていますね。
では、「投稿」タブをクリックして、チャットを入力してみましょう。メッセージを入力して、「投稿」ボタンで投稿できます。
先ほど入力したメッセージが以下のように表示されました。
これは、好みにもよりますが、社内の情報共有で利用したいのが、OneNoteです。試しに、Notesタブを開いてみましょう。
簡単なメモ書きを入力したところです。ノウハウなどをここに記入しておけば、後で検索して利用することができるので、ナレッジベースなどの構築には有効と感じています。以下は、検索ボックスを表示したところです。
如何でしたでしょうか。Teamsは機能がかなり多いので、紹介しきれない部分もかなりありますが、導入のきっかけになれば幸いです。