もう少し、細かい条件を伺わないと答えにくい部分もありますが、まずはEXCELでどこまで対応可能か検討してみましょう。
例えば、買い替え時期を知るのに必要な情報は、
製品名、型番、製造番号、業者名、使用開始日、使用終了日、リースorレンタルor購入、取得価格、耐用年数、残存年数、償却後残高
あたりでしょうか。
EXCELでは、条件付き書式を使うと期限が切れたセルを自動的に赤くするような設定をすることが出来ます。以下では、使用終了日を過ぎたセルを赤く表示しています。
また、kintoneを使うとリマインダーの条件通知という機能がありますので、それによって期限が地下ずくとメールで通知するということもできます。以下はkintoneで、契約終了日の10日前になったら通知をする設定をしているところです。
参考になりましたでしょうか。用途によってお選びいただければと思います。