メールでファイルを送りたい時にファイルサイズが大きくて送れないといった経験はありませんか。あるいは、セキュリティの関係で添付ファイルを送れないなど、ファイルを共有したい時に便利な機能が、OneDriveやSharePointには備わっています。今回は、SharePointを例にファイルの共有機能をご紹介したいと思います。
オンラインストレージとして有名なのとして、Dropbox、OneDrive、Googleドライブなどありますね。マイクロソフトの場合、ビジネス用途ではOneDrive for BusinessやSharePointがあります。実際には、OneDrive for BusinessもSharePointの機能を利用していますので、実質同じものです。個人用のOneDriveとは別製品となりますのでご注意ください。
SharePointを外部共有するためには、SharePoint管理センターで設定を変更する必要があります。まず、管理者でログインして、「Microsoft 365 管理センター」に移動します。
「すべて表示」をクリックします。
「SharePoint」をクリックして、「SharePoint 管理センター」に移動します。
「共有」をクリックします。
「コンテンツを共有できる相手」のところで、バーを動かして、「すべてのユーザー」になるようにします。
では、準備が出来たので、ファイルを共有したいと思います。SharePointのサイトにアクセスします。
共有したいファイルの「…」をクリックして、「共有」を選択します。
「続行」をクリックします。
送りたい相手のメールアドレスを入力し、「送信」をクリックすれば完了です。
メールを受け取る場合ですが、以下のようなメールが届きますので、リンクすることで、ファイルを見ることが出来ます。
如何でしたか。今回説明した他にも細かい設定をすることも出来、編集可能な設定や、閲覧できる人の範囲を制限したりする設定があります。いろいろ試してみて下さい。皆様のご参考になれば幸いです。