データの共有方法は様々な方法が考えられますが、現在、一般的になってきているのはクラウドの活用でしょう。クラウドを活用したサービスといっても多数あるので、なかなか選びきれないという方も多いと思います。今回は、そのなかでも、導入の敷居が低いと思われるOneDriveの活用法をご紹介します。
OneDriveには、一般向けのOneDriveと法人向けのOneDrive for Businessがあります。一般向けのOneDriveはマイクロソフトアカウントがあれば利用することができますが、法人向けのOneDrive for Businessはマイクロソフトの法人プランMicorosoft 365の契約が必要になります。ここでは、法人向けにOneDrive for Businessについてお話します。
OneDriveですが、Webブラウザを使って利用する方法とアプリをインストール方法があります。それぞれ一長一短があり、Webブラウザを使う方法では、アプリのインストールも不要でどのPCでも利用することができるのですが、操作性に難が有り、ファイルの移動やコピーがちょっとしにくいなと思うことがあります。また、アプリをインストールする場合は、エクスプローラーでファイルの操作ができるので操作性は問題ありませんが、OneDrive上のすべてのファイルをPCにダウンロードしようとするので、PCの容量を圧迫してしまうという欠点がありました。ただ、最近ではファイルオンデマンドという機能が追加され、すべてのファイルをダウンロードしなくて済むという機能が用意されたので、こちらを利用するとよいかもしれません。
OneDriveを利用する利点は、SharePointなどの他のMicrosoft365と連携して使える点があります。SharePoint上にチームサイトを作成し、ファイルを共有することができます。例えば、以下のようにWORDで作成したファイルをSharePoint上で共有すると実質OneDriveを利用していることになります。
SharePointを利用するメリットとしては、単にファイルを共有できるだけでなく、チャットやスケジュールなども一括して管理できるということでしょう。
先ほど、Webブラウザを利用する場合は操作性に難が有るという話をしましたが、OneDriveへのアクセスにWEBDAVを利用する方法があります。少し設定が必要なのですが、これを使うと、アプリをインストールしなくてもエクスプローラでファイルを操作することができます。以下のように、SharePoint上から「エクスプローラーで表示」というメニューをクリックすると当該フォルダをエクスプローラで表示することができます。
如何でしょうか。OneDriveは使いにくいという方もいらっしゃると思いますが、参考になれば幸いです。