Teamsには無料版が有りオンライン会議やチャットを行なう事が出来ます。無料版を使っていて気に入れば有料版にアップグレードする事も可能です。無料版と有料版との違いをいくつか挙げておきます。無料版はオンライン会議の時間が60分に制限されています。有料版の方は、24時間まで利用できほぼ制限は有りません。また、無料版は使えるストレージの容量がユーザーあたり2Gであるのに対し有料版はユーザーあたり1Tとなっています。
次にTeamsを使ってビデオ会議を始める方法をご紹介いたします。
チームの作成
Teamsを使用するにはメンバーの参加するチームを作成する必要があります。Teamsを起動して左のメニューから「チーム」のアイコンを選択します。
「チームを作成」をクリックします。
チーム名を入力して、特定のメンバーのみにアクセスを限定する場合には「チームの種類」を「プライベート」にします。
メンバーを追加する場合には、ここでメンバーを追加することが出来ます。メンバーについては後で追加も可能なのでここでは「スキップ」します。
これでチームの作成が完了しました。
メンバーの管理
作成したチーム名の横にある「…」をクリックして表示されるメニューの「チームを管理」をクリックします。すでに追加されているメンバーが表示されます。
「メンバーを追加」をクリックしてメンバーを追加します。
追加できるメンバーにはゲストメンバーも含まれます。ゲストとはMicrosoft365のアカウントを持っていないユーザーです。ゲストを利用すると追加でコストを支払わずに外部のユーザーを招待することが出来ます。今回は、gmailのユーザーをゲストとして招待してみます。
Teamsに招待されたメンバーには以下の様な通知メールが送信されます。この通知メールに記載されているリンクからTeamsにアクセスし、チャットなどを行うことが出来ます。
チャネルの作成
Teamsを利用するには「チャネル」と呼ばれる現実世界の”会議室”にあたる場所を作成する必要があります。チーム名の横にある「…」をクリックし表示されたメニューから「チャネルを追加」をクリックします。
「チャンネル名」を入力し、チャンネルの種類を今回は”標準”にしました。他にも”共有”、”プライベート”が選択できます。”共有”にすると外部の人もチャンネルにアクセスできますし、”プライベート”にすると特定のメンバーだけに限定できます。
「作成」ボタンを押してチャネルの作成が完了です。
会議への参加
では、ビデオ会議を始めてみましょう。
作成したチャネルを選択し、右上のビデオカメラのマークの横のドロップダウンをクリックします。ここから「今すぐ会議」を選択することも出来ますし、その下のメニューからスケジュールの設定をすることも出来ます。
「今すぐ会議」をクリックすると下記の画面が表示されます。ここでカメラやマイクの設定を行ってください。「今すぐ参加」をクリックして次に進んでください。
次に以下の様な画面が表示された場合は会議に参加する人を招待できます。「既定のメールによる共有」をクリックすると、Outlookが起動して会議のリンクをコピーしたメールを作成することが出来ます。
Outlookが起動すると以下のようになります。自分で宛先を指定してメールを送信します。このメールを受け取ったユーザーはメール中のリンクから会議に参加できます。
開催者が会議を始めると以下の画面が表示されます。ここから、参加者を招待することも出来ます。画面右に先ほど追加したゲストメンバーが表示されています。
マウスをメンバーの所にもっていくと「参加をリクエスト」のボタンが表示されます。
今回は、先ほどのメールで招待した場合を例にご紹介します。
会議の招待メールを受け取った場合ですが、メールのリンクをクリックすると以下の画面が表示されます。すでにTeamsがインストールされている場合はTeamsアプリで会議で参加することも出来ます。ブラウザーを利用する場合は「このブラウザーで続ける」をクリックします。
会議に参加時に使用する名前を入力します。カメラやマイクの設定もここで行うことが出来ます。
招待した人が「今すぐ参加」をクリックすると開催者側の画面にはですが「ロビーで待機中」に表示がされるので、「✔」をクリックして参加を許可してください。
参加が許可されると画面が変わり主催者（ほかの参加者も）が表示されます。
会議が終わったら会議が終わったら「退出」から退出してください。
以上で、会議開催の流れをご紹介しました。Teamsでは365の契約をしていないユーザーともチャットやビデオ会議を行うことが出来ますので、活用の場も広がるのではないかと思います。皆様のご参考になれば幸いです。