「見せたいけどダウンロードはさせたくない」資料の共有方法｜Microsoft 365相談センター (licensecounter.jp)
個人情報など閲覧を制限したい資料の取り扱いはどのようにされているでしょうか。EXCELやPDFであればパスワードを設定したりすることもできますが、一定期間だけ閲覧が可能にしたいといった資料の場合パスワード設定だけでは対応が難しそうです。WEBでログインしなければ資料を見ることが出来ない仕組みの場合にも、ダウンロードが出来てしまう場合は本当に閲覧制限が出来ているかどうか不安ですね。このような時にOneDriveを使う方法がダウンロードの制限ができて便利なのでご紹介したいと思います。
OneDriveを使ったファイル共有
Microsoft365の中でファイル共有の機能を実現しているのがOneDrive for Businessというサービスです。また、SharePoint Onlineも同じ仕組みでファイル共有の機能を実現しています。Teamsを使っている場合は既にOneDriveやSharePointと連携して利用している方も多いのではないでしょうか。
OneDriveを利用してファイルを共有する方法ですが、まず、WEBでOneDriveを開きます。共有したいファイルやフォルダの名前の右横にある「…」をクリックし、メニューの中から「共有」を選択します。
共有する相手先が個人用のMicrosoftアカウントまたはビジネス用の職場または学校アカウントを持っている場合は、相手先のメールアドレスを入力します。Microsoftアカウントを持っていない場合には、「リンクをコピー」して手動でメール等で相手先に通知すること共有が可能になります。また、アクセス許可はデフォルトでは「表示可能」（つまり編集不可）の設定になっています。「送信」ボタンをクリックすると相手に招待メールが届きます。
以下は共有ファイルの招待メールが様子です。
外部ユーザーとファイルを共有する方法
デフォルトではOneDriveは自分の組織内でのみ共有が許可されています。設定を変更することで外部ユーザーにもファイルを公開することが出来ます。すべてのユーザーがアクセスできるような共有設定も行うことが出来ますが、セキュリティリスクも増えてしまうため、今回は、ゲストユーザーのみにアクセスを許可する方法をご紹介いたします。
組織全体にセキュリティ制限がかかっている場合、ゲストがアクセスできるように制限を緩和する必要があります。SharePointやOneDriveの共有に関するポリシーの設定はSharePoint管理センターで行います。
SharePoint管理センターに移動し、Microsoft365管理センターの左側のメニューの中の「SharePoint」のリンクをクリックします。
「ポリシー」ー「共有」をクリックします。
SharePointとOneDriveのつまみを引き上げて「新規および既存のゲスト」のところに設定し「保存」をクリックして下さい。
これで、外部ユーザーと共有することが出来るようになりますが、誰とでも共有できてしまうことはセキュリティリスクにつながりますので、設定には十分注意してください。
外部ユーザーの場合はメールアドレスを入力すると”xxx@xxx.comは組織外のメンバーです。”と表示されます。
共有ファイルに招待された側は以下のようなメールを受信するので共有ファイルのリンクをクリックして下さい。
Microsoftアカウントを持っている場合は以下の様なメールアドレスを入力する欄が表示されるので入力を行います。
「次へ」をクリックするとメールで確認コードが届きます。以下は確認コードの記載されたメールです。
確認コードを入力する画面が表示されるため確認コードを入力してください。
認証が完了すればファイルを開くことが出来ます。以下はEXCELの場合ですが、デフォルトの設定である”表示のみ可能”で”編集は不可”になっています。
ダウンロードを禁止する方法
ファイルを共有する際に気を付けたいのが、ダウンロードしたファイルを更に別の方に転送されてしまうような場合です。そのような場合に有効なのが以下のダウンロードを禁止する方法になります。
ファイルを共有する際に、オプションとして「編集可能」「表示可能」に加えて「ダウンロードできません」を選択できるようになっています。
ダウンロードを禁止するオプションを選択していた場合、以下のようにファイルをダウンロードすることが出来なくなります。以下は、EXCELの場合ですがPDFなどでもダウンロード禁止が可能になっています。
共有を停止する方法
相手先に公開する期限が過ぎた場合は、共有を停止する必要があります。共有を停止する場合は、ファイルの右にある「…」をクリックし「共有」を選択します。
ファイルが既に共有されている場合は共有のアイコンになっていますのでそこをクリックします。
「共有停止」をクリックします。
”共有を停止しますか？”のメッセージが表示されますので、「共有停止」をクリックして下さい。
以上でファイルを共有するための一連の作業をお伝えしました。
OneDriveでは共有の際のアクセス許可についても細かく設定できるため、セキュリティを維持しながら資料の配布なども簡単に行えると思います。皆様のご参考になれば幸いです。